Hoe belangrijker data worden, hoe meer mensen de neiging krijgen om alles op te slaan. Maar in de praktijk blijkt dat juist de verkeerde dingen op te leveren. Fabian Sloos legt uit hoe onoverzichtelijk, inefficiënt en zelfs gevaarlijk al die gegevens kunnen worden.
Onze kijk op data is veranderd, vertelt Fabian. "Alles lijkt tegenwoordig moeiteloos bewaard te kunnen worden, zolang je maar een abonnement afsluit. Maar moeten we dat wel willen? En weet jij zelf eigenlijk nog wel waar jouw gegevens allemaal staan? We moeten meer gaan controleren wat we precies opslaan."
"Denk aan gelezen mailtjes", zegt de IT-expert. "Lekker makkelijk om die te bewaren. Maar bedenk eens welke opslagruimte dat wereldwijd in beslag neemt. En dan zwerven daar vaak ook nog klantgevoelige gegevens in rond. Met zoveel data bij elkaar, is één lek al genoeg. Ons eigen gemak is dus het grootste risico. We zouden met z'n allen wat meer moeten opruimen."
‘Als die computer maar gewoon doet wat hij moet doen', hoor je mensen nog wel eens zeggen. "Wat een verschrikkelijke zin is dat", zegt Fabian. "Sommige mensen hebben geen idee wat IT'ers allemaal doen om de boel draaiende te houden. Vergelijk het eens met een auto. Om een rijbewijs te krijgen, moet je tientallen lessen volgen en examens afleggen. Terwijl iedereen een laptop kan kopen, met miljoenen meer functies dan een auto. De schade die dat kan aanrichten; je hoeft maar één mailtje naar de verkeerde persoon te sturen."
We zouden dus bewuster met data om moeten gaan. Fabian merkt dat ook bij klanten, die enthousiast met nieuwe ideeën komen voor systeemuitbreidingen. "Technisch gezien kan dat eigenlijk altijd. Maar ik stel heel vaak de vraag of er wel echt een IT-oplossing nodig is. Ik vind het zonde als het ook anders opgelost kan worden."
Denk aan een bedrijf dat de inlogtijden van medewerkers wil registreren. "Blijkbaar zit er dan dus weinig vertrouwen in de organisatie", zegt Fabian. "In plaats van die registratie, kun je ook kijken wat er met je bedrijfscultuur aan de hand is. Zet er eens een goede coach op. Dat maak ik bedrijven dan duidelijk. Vaak beseffen ze dan zelf ook dat ze een beetje Big Brother aan het worden zijn."
Hoe verleidelijk alle moderne informatie ook mag lijken, je vindt er zeker niet altijd een oplossing mee. "Oude klantgegevens worden bijvoorbeeld eindeloos bewaard", geeft Fabian nog als voorbeeld. "Ook al zijn die mensen allang geen klant meer. Soms gaat dat om tachtig procent van het hele bestand, terwijl je eigenlijk die andere twintig procent wilt analyseren. Er zitten dan dus gigantisch veel cijfers in de weg. Wil je echt alles uit je data halen? Zorg dan eerst maar eens dat je eruit haalt wat er niet meer in mag zitten."
Benieuwd naar de kansen voor data in jouw bedrijf? Neem eens contact op en laten we brainstormen over de mogelijkheden!